Wie man einen erfolgreichen Workshop auf mehreren Surface Hubs durchführt

Virtual Workshop on CollaBoard, IBV's productivity app for Surface Hub, Surface Studio and all Windows 10 devices.

Wenn Du jemals einen Workshop durchgeführt hast, weisst Du, wie anstrengend das sein kann. Jeder erwartet, dass schlussendlich top Ergebnisse vorliegen. Doch sobald mehrere Leute zusammenarbeiten und versuchen eine Entscheidung zu treffen, merkt man, das dies keine leichte Aufgabe ist.

Traditionell erfordern Workshops eine Zusammenarbeit aller Mitglieder am selben Ort. Dies bedeutet jedoch einen erheblichen Kosten- und Zeitaufwand. Die Unternehmen verzichten auf Grund der hohen Kosten vermehrt auf Workshops, obwohl diese äusserst nützlich wären.

Doch wie wäre es mit einem Workshop via Telefonkonferenz?

Das Problem bei Konferenzgesprächen ist häufig, dass sie nicht wirklich kollaborativ und effizient sind. Studien zeigen, dass Telefonkonferenzen unsere Produktivität töten. Es ist das selbe, allgegenwärtige Problem: Der Sprecher leitet die ganze Konferenz und nicht das Team.

Aus diesem Grund hat die IBV CollaBoard entwickelt: eine produktive App für das Surface Hub und allen Windows 10-Geräte. Es ermöglicht eine Echtzeit-Zusammenarbeit und nutzt natürliche Eingabemethoden wie Touch, Sprache und Stift. CollaBoard ist ein riesiger Arbeitsbereich, in dem Teams für Brainstorming-Sitzungen und Generierung von Business-Lösungen zusammen kommen. Jeder kann seine Inputs in Echtzeit auf alle Geräte übermitteln.

Mit CollaBoard auf dem Surface Hub sind Meetings eine völlig andere Erfahrung. Erstens wird gleich zu Beginn jeder dazu ermutigt, einfach mal loszulegen. Durch die einfache Bedienung des Surface Hub, kann man sich voll und ganz auf die Arbeit konzentrieren. Zweitens ermöglicht die App eine Echtzeit-Zusammenarbeit mit mehreren Personen, die an dem gleichen Projekt zur gleichen Zeit arbeiten. Drittens ist Brainstorming mit CollaBoard auf einem Surface Hub unvergleichbar: das Arbeiten auf einer natürlichen Oberfläche und einem solch grossen Gerät erübrigt sich fast von selbst. Mit Hilfe von Multi-Touch-Interaktionen werden Workshops zu einem grossen Spass.

Abb. 1: Ein Business Model Canvas in CollaBoard

CollaBoard die perfekte Lösung für einen erfolgreichen Workshop – ganz ohne Reisekosten

Los geht’s:

Der Moderator gibt zu Beginn den Projektschlüssel und den Projektcode frei. Das ist alles. Die App wurde dazu entwickelt, damit auch unerfahrene Benutzer sofort produktiv arbeiten können. CollaBoard ist extrem einfach zu bedienen.

Der Moderator teilt die Teilnehmer in Gruppen auf, die jeweils auf einem Surface Hub mit CollaBoard arbeiten. Danach werden die Ziele kommuniziert, das Publikum ausgerichtet und die Agenda angelegt. Die Gruppen fangen an zu brainstormen um Lösungen für ihre zugewiesene Aufgabe zu finden. Während die Teams arbeiten, kann der Moderator den Fortschritt auf seinem eigenen Windows 10-Gerät oder Surface Hub überwachen. Er hat die Möglichkeit jedes Team via Skype for Business anzurufen, um eventuelle Schwierigkeiten zu beurteilen und Hilfe anzubieten.

Einfach, schnell und effizient, genau wie ein Workshop sein sollte

Sobald die Zeit vorbei ist, startet der Moderator einen Gruppenanruf mit allen Surface Hubs, damit jedes Team seine Ideen präsentieren kann. Die Gruppen können mit der Minimap zu dem Ort navigieren, an dem das einzelne Team gearbeitet hat. Die Schlussdiskussion findet in der Mitte des Boards statt, hier werden alle Ergebnisse zusammengetragen.

Da alle Eingaben in der Azure-basierten Cloud von CollaBoard gespeichert sind, kann am Ende des Workshops jeder das Projekt mit seinem Windows 10 Gerät bearbeiten: Man braucht nicht mehr ganze Whiteboards mit zu schleppen oder die Ergebnisse zu fotografieren. Da alle Ideen in der App gespeichert sind, gibt es keine Chance für Datenverlust. Basierend auf den Ergebnissen des Workshops fasst der Moderator dann die Ergebnisse zusammen und setzt die nächsten Schritte, Zeitrahmen und Teams fest. Jeder Teilnehmer kann das Projekt nun laufend aktualisieren und braucht keine unzähligen E-Mails mehr hin und her zu schicken.

Abb. 2: Marketing Mix in CollaBoard

Nun hält dich nichts mehr ab. Entscheide selbst, wie viele Workshop Du durchführen willst, dank CollaBoard. Du sparst dabei Zeit und Geld und steigerst die Produktivität und Effizienz deines Teams. Warum mit der veralteten Technologie weiterarbeiten?

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