Ein Jahr mit drei Surface Hubs bei der IBV
Das Surface Hub brachte uns eine komplett neue Weise des Arbeitens und half uns bei der digitalen Transformation unseres Unternehmens. Es ist nun fast ein Jahr her, seit wir drei dieser Surface Hubs in unsere Büros integriert haben, und sie haben bereits jetzt unsere Beamer, Flipcharts und Videokonferenzgeräte ersetzt. Sie haben unsere Arbeit in vielerlei Hinsicht positiv beeinflusst.
Die Entdeckung einer neuen Arbeitsweise
Das Surface Hub in mitten eines Konferenzraumes zu stellen und darauf zu warten, bis die digitale Transformation geschieht, ist eine utopische Vorstellung. Wir nahmen uns deshalb die Zeit, um herauszufinden und zu lernen, wie man mit dem Surface Hub arbeitet. Jedes Unternehmen ist anders, aber wir begannen einfach damit zu experimentieren, probierten verschiedene Apps aus und brachten einige unserer Geschäftsprozesse auf das Hub. Schnell merkten wir, wie einfach die Arbeit mit Hilfe von Touch- und Stifteingaben war. Das Surface Hub gewann immer mehr an Bedeutung.
Transformation unserer Konferenzräume in moderne Arbeitsplätze
Die Arbeit auf dem Surface Hub gestaltet sich als sehr natürlich und intuitiv. Die meisten unserer Mitarbeiter haben sich schnell mit den Grundfunktionen vertraut gemacht. Das Whiteboard und die Skype for Business App half ihnen, die Vorteile dieser neuen Technologie zu erkennen.
… und unsere Meetingkultur zu verändern
Mit der Multi-Touch Fähigkeit können zwei Mitglieder unseres Teams zur gleichen Zeit und im gleichen Projekt arbeiten oder brainstormen, ohne, dass sie ihre Laptops benötigen. Dies ist wahrscheinlich der grösste Vorteil des Gerätes, vor allem in der Kombination mit der Connect-Funktion. Mit dieser kann man Präsentation und Dokumente von unserem PC direkt auf dem Hub teilen und bearbeiten. Wir brauchen die Connect-Funktion häufig zusammen mit Stift- und Toucheingabe, um jene Apps von anderen Geräten zu teilen. Bis zu drei Leute können auf dem 55″ Surface Hub gleichzeitig arbeiten, eine Funktion, die unseren Meetings neues Flair verlieh.
CollaBoard + Surface Hub = Perfektes Setup
Als unser eigenes Produkt ist CollaBoard die meist verwendete App auf unseren Geräten. Wir probierten viele verschieden Kollaborationsszenarien aus, um diese neue Arbeitsweise zu erforschen. CollaBoard auf dem Surface Hub zu demonstrieren ist grossartig, da die App eine sehr intuitive Benutzeroberfläche hat. Ausserdem ermöglicht es Teams und Einzelpersonen auf eine Art zusammenzuarbeiten, die sie so noch nie erlebt haben. Unsere CollaBoard Demos auf dem Surface Hub, erzeugen von Grund auf einen Wow-Effekt. Denn das Surface Hub bietet ein derartiges Gefühl, in eine virtuelle Welt zu tauchen, das einfach unvergleichbar zu jedem anderen Gerät ist.
Dynamische Meetings
In unseren Meetings begannen wir viel öfters zu stehen und am Surface Hub zu arbeiten. Dies machte unsere Arbeit viel dynamischer im Vergleich zum alltäglichen Sitzen. Sicherlich hatten wir auch noch ein paar Old-school Meetings mit einem dedizierten Präsentator, doch alle wollten die Chance nutzen am Hub zu arbeiten. In der Zwischenzeit verfügte jeder über CollaBoard auf seinem persönlichen Gerät. Dies ermöglichte uns in Echtzeit am selben Projekt mit unseren Surface Tablets und Laptops zuarbeiten. Auf diesem Weg können alle etwas zur Präsentation beitragen, von überall und auf jedem Windows 10 Gerät, dank den Echtzeit Kollaborationsfunktionen von CollaBoard
Auf Wiedersehen Drucker, Flipcharts & Projektoren
Das Schreiberlebnis auf dem Surface Hub ist so schnell und natürlich, dass es sich anfühlt, als würde man mit einem echten Stift schreiben. Die perfekte Art und Weise zur Überprüfung von Proof-of–Concepts, Dokumenten und Projekten; man braucht sie nicht mehr auszudrucken. Es ist viel einfacher, unsere Notizen digital zur Hand zu haben, als sie auf ein Flipchart zu schreiben und dann abzutippen. Projektoren und Flipcharts wurden in den Keller verlagert und komplett durch das Surface Hub ersetzt. Unsere Drucker verwenden wir nur noch für externe Kommunikation.
Lernen, die Art wie wir arbeiten, zu überdenken
Das Hub ist ein Team-Gerät und hat demnach nicht die gleichen Funktion wie ein persönliches Gerät . Das grösste Hindernis war die Denkweise von einem persönlichen zu einem Team Gerät umzustellen. Da wir jedoch bereits die Microsoft Cloud für all unsere Daten nutzten, gewöhnten wir uns ziemlich schnell daran. Um dieses wichtigste Merkmal des Hubs zu reflektieren, entwickelten wir unsere App CollaBoard, die kein Login auf dem Surface Hub erfordert, und dementsprechend auch keine Zugangsdaten zum Projekt speichert und so optimal für die Arbeit in Teams ausgelegt ist.
Hat das Surface Hub unsere Produktivität erhöht?
Es ist immer schwierig, den exakten Einfluss einer neuen Technologie zu messen. Diese Vorteile brachte uns das Surface Hub:
- Ersparte uns eine beträchtliche Menge an Zeit und Reisekosten
- Spornte uns zu neuen Innovationen und Ideen an
- Ersetzte unsere Flipcharts und Projektoren
- Erhöhte die Aktivität und Teilnahme in offline Meetings, sowie auch in virtuellen
- Wir konnten auf das Drucken und die Verwendung von Papier verzichten
- Virtuelle Meetings sind engagierter und einfacher mit Skype for Business auf dem Hub
- Weniger Reisen zu den Kunden und Partnern dank Hub2Hub Meetings
Was ist mit der Kreativität?
Unsere Brainstorming (und gamestorming) Sitzungen wurden produktiver, da wir nun eine gute Übersicht über unsere Projekte hatten. Wir haben die Möglichkeit unsere Kollegen im Ausland zu involvieren, um Ideen in Echtzeit beizutragen. Darüber hinaus kann jeder mit CollaBoard anonyme Beiträge bei Brainstorming/gamestorming Sitzungen hinzufügen, was die Teilnahmebereitschaft fördert.
“Die Arbeit mit digitalen Notizen ist ein Vergnügen, da der Stift immer funktioniert, ich keine schmutzigen Finger bekomme und es kein Limit für die Anzahl der verfügbaren Notizzettel gibt.”
Beeindrucke Partner und Kunden
Unsere Partner und Kunden sind mehr an virtuellen Meetings beteiligt, als dass sie bei uns auf Besuch sind. Dank CollaBoard können sie die Projekte in Echtzeit überprüfen und genehmigen. Ein Gespräch von Surface Hub zu Surface Hub über Skype for Business half uns starke Beziehungen in einem globalen Netzwerk von Partnern und Kunden aufzubauen. Es ist schwierig unsere Partner in Australien persönlich zu treffen, doch das Surface Hub brach uns näher zu ihnen.
Und jetzt?
Wir müssen erwähnen, dass das Surface Hub nicht perfekt ist – noch nicht. Es ist ein hochwertiges Gerät mit einigen verbesserbaren Funktion und wir freuen uns darauf zu sehen, wie sich das Hub und sein App-Ökosystem entwickeln werden. Wir freuen uns auf das Creators Update auf unseren Surface Hubs. Dennoch ist es das beste Kooperationsgerät, das derzeit auf dem Markt ist:
- Teilen: Wir können unsere Projekte und Proof-of-concepts von unserem persönlichen Gerät teilen, in kleinen Gruppen auf dem Hub bearbeiten und direkt alle Notizen und Kommentare speichern. Dies ist viel besser als in einem Raum vor dem Laptop zu sitzen und versuchen zusammen zu arbeiten.
- Präsentieren: Das Surface Hub ist super für persönliche, wie aber auch für online Präsentationen. Die Stifteingabe ermöglicht es, Notizen während Meetings und Präsentationen zu schreiben, auch wenn wir mit Kunden sprechen. Wir brauchen keine ausgedruckten Blätter, Flipcharts und Projektoren mehr. Mit CollaBoard können wir unsere Kunden und Auftragnehmer einbeziehen auf allen möglichen Formen von Medien zu arbeiten (Video, Audio, Bilder, PDF’s,..), auch diejenigen, die kein Surface Hub haben.
- Brainstormen: Das Eintauchen in die virtuelle Umgebung befindet sich beim Surface Hub auf einem sehr hohen Level. Alleine oder in Teams zu brainstormen, ist auf dem Surface Hub erstaunlich einfach, da das Schreiben mit dem Stift sehr natürlich ist. Der Arbeitsbereich von CollaBoard ist so gross, dass noch viel weitere Kollegen eingeladen werden können. So kann man in Echtzeit und von überall virtuelle Brainstorming Sitzungen halten.
Wir möchten gerne mitteilen, was wir gelernt haben und würden gerne mehr über Ihre Erfahrungen mit den Surface Hub wissen:
- Wie wurde das Hub in Deinem Unternehmen übernommen?
- Welche Apps nutzt Du?
- Welche Apps würdest Du gerne auf Deinen Surface Hub haben?
Lass es uns wissen via surfacehub@ibv.ch